Technische Standards der Datensicherung
Ein Online Reservierungssystem muss den technischen Standards der Datensicherung entsprechen. Bei Online-Formularen ist das zum Beispiel eine SSL-Verschlüsselung. Sie müssen auch Ihren PC sichern, um die gespeicherten Daten zu schützen: Ein Virenschutz und ein Passwort sind ein Muss.
Sensible Daten
Holen Sie sich nochmals eine Bestätigung, dass Sie auch sensible Daten speichern dürfen. Dazu zählen z.B. Gesundheitsdaten wie Zustand der Kopfhaut, Allergien, Schwangerschaft,... Mitarbeiterdaten sind sehr oft "sensibel", da gesetzliche Feiertage an die Religion gebunden sind und Schwangerschaft, Krankheiten etc gemeldet werden müssen. Diese Daten dürfen Sie nicht mehr einfach per Mail verschicken - sie müssen immer verschlüsselt sein.
Technische und organisatorische Maßnahmen ("TOMs")
Unter diesem Wortungetümern verstecken sich Fragen wie:
- Wo werden die Daten gesichert?
- Ist die Datenbank abgesichert?
- Wo steht der Computer?
- Wer hat Zugriff auf die Daten?
- Werden die Kundenkarteikarten sicher aufbewahrt?
Sie müssen dokumentieren, wie sie die Sicherheit der Daten bewerkstelligen. Im Falle einer Kontrolle muss man diese Informationen darlegen können. Es gilt, dass nur jene Mitarbeiter, die zur "Zweckerfüllung", also für den Termin mit dem Kunden bestimmte Informationen (z.B. Allergien) benötigen, Zugriff auf diese Daten bekommen. Nicht jeder Mitarbeiter sollte einfach so alle Daten jedes Kunden herausfinden können.
Mitarbeiterdaten
Es dürfen nur jene Mitarbeiter-Daten gespeichert werden, die man des Gesetzes wegen speichern muss und nur die Geschäftsführung bzw. die Personalverantwortlichen dürfen Zugriff auf diese Mitarbeiterdaten haben. Steht z.B. ein Computer an der Rezeption und jeder Mitarbeiter kann sich über den Krankenstand eines anderen Mitarbeiters informieren, so ist das sehr kritisch.
Vorher Nachher Frisuren
Bildmaterial, auf dem die Person zu erkennen ist, ist auch durch die DSGVO geschützt. Aber Achtung: Oft sind Kunden (und Mitarbeiter!!) auch zu erkennen, wenn das Gesicht nicht erkennbar ist. Eine auffällige Bluse - eine besondere Haarfarbe - ein sehr individueller Schnitt reichen hier schon aus um genau zu wissen, wer auf dem Bild ist.
Es gibt schon die ersten Klagen von Kunden, bei denen der Friseur nur verlieren kann. Also unbedingt auch hier eine Unterschrift holen, dass Ihr die Bilder ins Internet stellen dürft.
Fazit
In jedem Fall empfehlen wir Ihnen, sich damit auseinanderzusetzen, wo und inwieweit Sie personenbezogene Daten speichern. Kontaktieren Sie hierfür Ihre Innungen, Ihren Anwalt oder die Industrie- und Handelskammer. Sollten Sie umfangreiches Datenmaterial verwalten, dann kann ein Datenschutzbeauftragter bestellt werden. Wir raten nicht dazu, die neuen Bestimmungen zu ignorieren, denn im Extremfall drohen Strafen bis zu € 20 Millionen.
